[Our Story]테크툴 활용법 / 사내 협업툴 사용 및 공유 프로세스

2022-08-25
조회수 47

1. 드롭박스

내부적으로 공유하거나 고객사에 대용량 파일을 전달 시 유용하게 사용할 수 있으며, 온라인 또는 오프라인에서도 작성하여도 동기화를 통해 온/오프라인에 동시 업데이트가 가능하다. 동기화 설정 방법은 환경설정->동기화->선택적 동기화->해당 고객사나 프로젝트를 클릭하여 설정이 가능하며, 기자나 매체정보와 같은 프로필을 찾기가 쉬워 브리핑북 작성 시 용이하다. 드롭박스 내 폴더를 정리하는 방법은 템플릿(계약서/견적서, 제안서, 회사소개서 순)이 정해져 있기 때문에 이와 관련된 세부 정리방법은 M&K PR 업무가이드 정보에서 확인할 수 있으며 드롭박스에서 실수로 폴더나 파일을 지우더라도 ‘삭제된 파일’ 항목에 접속하여 복구가 가능하다.


2. 구글드라이브 

주로 고객사들과 협업 시 사용하는 툴로 최대 장점은 동시에 여러 사람이 작업할 수 있다는 점이다. 주로 WIP나 트래킹 등의 업데이트 사항들을 정리할 때 사용되고 있으며, 보도자료 등을 구글Docs를 통해 공유한다면 실시간으로 작업 내용들이 업데이트되기 때문에 빠른 피드백과 정보를 교환할 수 있다. 또한 메모 등과 같은 기능으로 추가 알림 등이 가능하다.

 


3. 원노트

원노트는 본인이 직접 프레임을 구성하고 설정하여 편하게 이용할 수 있다는 장점이 있다. 별도 폴더 및 메뉴 생성이 가능하며 주요 고객사들만 따로 묶을 수 있다. 또한 일정을 구성하는 기능이 있어 간편하게 업무 스케쥴을 설정할 수 있을 뿐만 아니라 스티키노트와 달리 자동으로 내용이 저장되기 때문에 파일이 없어져도 다시 복구가 가능하다.


4. 쉐어포인트

쉐어포인트도 구글드라이브와 유사한 기능을 가지고 있어 동시에 여러 사람이 문서를 접속 및 관리할 수 있다. 해당 파일을 동기화 시켜서 원드라이브를 통해 실행시키면 파일 탐색기에서 똑같은 파일이 나타난다. 이를 통해 온라인에서 편집 기능 활용 및 문서에서 열기 기능 등을 할 수 있으며 오프라인에서도 해당 문서를 사용할 수 있다. 또한 작업 중 내용이 삭제되어도 기록추적이 가능하기 때문에 이전 내용으로 돌아갈 수 있으며, 누가 작성했는지 여부를 확인할 수 있다. 아예 해당 파일이 삭제되어도 휴지통으로 분류되어 60일 정도 보관되기 때문에 다시 복구가 가능하다. 이외 자동 저장기능을 갖추고 있어 컴퓨터 오류 등으로 불가피하게 종료되어도 있어 마지막 사용기록으로 돌아갈 수 있다.


5. 오피스365(아웃룩 기능 제공)

Outlook.office.com접속 후 본인 계정으로 로그인 시 이메일, 팀즈, 원드라이브 등 기본적인 사항들을 그대로 사용할 수 있으며 불가피하게 회사 노트북이 없을 경우 사용하는데 유용하다.


6. 기타 유틸리티

한국어 맞춤법 문법검사기 : 문법 상 오류를 검사해주는 기능이다.

Grammarly : 영어 문법 상 오류를 검사해주는 기능이다.

리멤버 : 명함 관리 기능으로 정리하는데 효율적으로 사용할 수 있다.

중소기업기술로드맵 : 기술과 관련 산업의 최신 동향을 파악이 가능하다

크몽 : 필요한 인력을 섭외 시 활용할 수 있다.

Smallpdf : PDF파일 변환 시 유용하다.

뉴스와이어 : 홍보/마케팅에 대한 직무 가이드를 전반적으로 알려주는 사이트다.

Photoscape X : 사진 크기 조정과 같은 포토샵 기능을 무료로 제공하는 사이트다.


7. 업무 관련 내용

아웃룩 설정

자동회신 : 휴가나 부재 시 알림을 설정할 수 있다.

서명 : 이메일 작성용 또는 회신용 내용에 자동으로 하단에 서명을 추가하는 기능

회의실 예약 : 하단의 달력에서 설정 가능(세부사항은 업무가이드 란에 적혀 있음)

이메일 회수 기능 : 동작에서 메시지 회수 버튼을 누르면 되나, 상대방이 아웃룩을 사용하지 않을 경우 회수가 안되며 회수하려고 했다는 문구가 나타나 사용은 지양하는 것이 좋다.

아웃룩/ 보내기 받기 기능 : 30분마다 설정하면 너무 느리니 1분으로 실행하면 빠르게 받을 수 있다.

팁 : 업무 상 내부 공유 시에는 이메일 제목 앞에 [Internal/내부공유]를 붙이고 외근이나 부재중일 시에는 [Outing][Notice] 붙여 부재 중임을 알린다. 또 미팅에 참석하는 사람이 다수인 경우 참석자가 속한 그룹들을 선택하여 해당 그룹원들에게 사전에 참석자가 부재중임을 안내할 수 있도록 한다.

Allow: /your-javascript-url Allow: /your-css-url